SEJARAH SINGKAT KANTOR KEARSIPAN UNDIP
Unit Kearsipan Universitas Diponegoro yang dibentuk sebagai pelaksanaan amanat Undang Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 27 ayat (2), mulai muncul dalam Organisasi dan tata Kelola Unsur-Unsur di bawah Rektor sejak diterbitkannya Peraturan Rektor Undip Nomor 4 tahun 2016. Saat itu nomenklatur unit kearsipan tersebut adalah UPT Kearsipan, yang mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan arsip statis dan pengelolaan arsip inaktif serta pembinaan kearsipan di lingkungan Undip. Namun UPT Kearsipan tersebut belum memiliki pejabat definitive yang dilantik.
Tahun 2019, Universitas Diponegoro kembali menerbitkan Peraturan Rektor Nomor 2 tahun 2019 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unsur-Unsur di bawah Rektor, dimana pasal 67 huruf c masih menyebutkan adanya UPT Kearsipan dengan tugas dan fungsi yang sama seperti pada peraturan Rektor tentang OTK sebelumnya.
Tahun 2020, tanggal 1 Juli tahun 2020 dilantiklah seorang kepala UPT Kearsipan yang pertama untuk melaksanakan dan memimpin UPT Kearsipan melaksanakan tugas dan fungsinya, dengan dibantu 3 orang arsiparis.
Tanggal 10 Mei 2021 Rektor Universitas Diponegoro menetapkan Peraturan Rektor Nomor 6 tahun 2021 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unsur-Unsur di bawah Rektor, dimana nomenklatur unit kearsipan berubah menjadi Kantor Kearsipan, yang merupakan penunjang nonakademik yang membantu Wakil Rektor Sumber Daya dalam menangani urusan khusus di bidang kearsipan, dan mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan arsip statis dan pengelolaan arsip inaktif serta pembinaan kearsipan di lingkungan Undip.
Dengan berdasarkan Peraturan Rektor Nomor 6 tahun 2021 tersebut dilantiklah seorang Kepala Kantor dan seorang Supervisor sebagai tugas tambahan untuk memimpin Kantor Kearsipan dalam menjalankan tugas dan fungsinya dengan dibantu 3 orang arsiparis, 2 orang pengelola dokumen, dan seorang pengadministrasi umum.
Kantor Kearsipan merupakan penunjang nonakademik yang membantu Wakil Rektor SUmber Daya dalam menangani urusan khusus di bidang Kearsipan.
Visi :
Menjadi pusat pengembangan dan layanan informasi kearsipan dalam tata kelola yang baik untuk menunjang visi misi Universitas
Misi :
- Menyelamatkan, mengelola, dan merawat arsip universitas sebagai memori kolektif Universitas Diponegoro
- Melaksanakan pengelolaan arsip statis, arsip inaktif, dan pengembangan sistem informasi kearsipan
- Memberikan layanan pemanfaat arsip sebagai sumber informasi
Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Kearsipan
Tugas Kantor Kearsipan :
Melaksanakan pengelolaan arsip statis dan pengelolaan arsip inaktif serta pembinaan kearsipan di lingkungan Undip
Fungsi Kantor Kearsipan :
- Perencanaan dan koordinasi pengelolaan arsip Undip;
- Perencanaan dan pelaksanaan pembinaan kearsipan;
- Pelaksanaan urusan ketatausahaan dan kearsipan Kantor Kearsipan;
- Penyelenggaraan sistem informasi/ elektronik terkait fungsi Kantor Kearsipan;
- Pelaksanaan pelaporan dan evaluasi atas kegiatan yang dilaksanakan; dan
- Fungsi-fungsi lain yang ditetapkan oleh Rektor.