Pensiun merupakan waktu di mana seseorang, khususnya pegawai, berhenti bekerja karena memasuki usia atau kondisi tertentu. Kondisi ini membuat pegawai harus diberhentikan atau mengundurkan diri atas permintaan sendiri. Pensiun merupakan salah satu tahapan dalam kehidupan setiap pegawai tidak terkecuali di Undip.
Arsip personal merupakan rekaman perjalanan karir seorang pegawai sejak mengajukan surat lamaran, menerima surat keputusan pengangkatan, pendidikan, jejak karir, prestasi, sampai dengan surat keputusan pensiun atau dokumen lain yang menyatakan akhir karir dari pegawai tersebut.
Arsip personal selama pegawai aktif bekerja akan disimpan dengan status arsip dinamis aktif di Bagian Kepegawaian Undip. Sedangkan setahun setelah pegawai pensiun akan memasuki masa dinamis inaktif dan dapat diserahkan ke Kantor Kearsipan selaku Unit Kearsipan I untuk dikelola.
Berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Diponegoro Nomor 7 Tahun 2023 Tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Universitas Diponegoro, Kantor Kearsipan mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam Penyelenggaraan Kearsipan di Undip, yang salah satunya adalah pengelolaan arsip personal pegawai yang sudah pensiun. Pengelolaan arsip dilakukan dengan efektif dan efisien untuk memastikan aksesibilitas, keamanan, dan ketepatan informasi yang tersimpan, serta mematuhi regulasi dan kebijakan yang berlaku.
Beberapa poin penting dalam mengelola arsip adalah sebagai berikut:
- Identifikasi dan Klasifikasi
Identifikasi dan klasifikasi jenis dokumen dan informasi yang akan disimpan dikategorikan berdasarkan kepentingan, sifat, dan siklus arsip tersebut
- Penyusunan dan Penataan
Setelah proses identifikasi dan klasifikasi adalah menyusun arsip dengan sistimatika yang terstruktur dan terorganisir, menggunakan sistem penamaan yang konsisten dan mengembangkan metode indeksasi yang efisien.
- Penyimpanan dan Aksesibilitas
Pengelolaan arsip memerlukan penyimpanan yang aman dan dapat diakses dengan mudah,. Penting untuk memperhatikan faktor seperti keamanan, kelembaban, suhu dan ruang penyimpanan yang memadai.
- Manajemen Siklus Hidup Arsip
Dokumen dalam arsip memiliki siklus hidup yang meliputi penciptaan, penggunaan, penyimpanan, pemeliharaan dan akhirnya dimusnahkan atau dipermanenkan.
Manajemen siklus hidup arsip melibatkan pengelolaan dokumen dari tahap penciptaan hingga akhirnya tidak lagi dibutuhkan dan dimusnahkan sesuai dengan kebijakan yang berlaku.
- Kepatuhan Regulasi dan Kebijakan
Pengelolaan arsip yang baik tentunya sesuai dengan regulasi dan kebijakan yang berlaku yang ditetapkan oleh pemerintah atau lembaga/ organisasi yang membawahi bidang kearsipan.
- Keamanan Informasi
Kemanan informasi merupakan salah satu aspek penting dalam manajemen pengelolaan arsip, akses terbatas berdasarkan peran atau tingkat kebutuhan, dalam konteks arsip digital enkripsi data juga tidak kalah penting.
- Pemeliharaan dan Pembaruan Berkala
Pemeliharaan arsip secara rutin, baik arsip fisik maupun digital diperlukan untuk memastikan keberlangsungan informasi dari arsip tersebut sesuai dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan organisasi
Pengelolaan arsip yang efisien memegang peran penting dalam tata kelola informasi suatu organisasi. Penting bagi setiap organisasi untuk mengimplementasikan praktek baik dalam pengeloaan arsip sebagai bagian dari pengelolaan informasi.
