Strategi manajemen dokumen dan arsip Universitas Diponegoro (Undip) berperan penting dalam mendukung proses bisnis, meningkatkan efisiensi, dan memastikan akuntabilitas organisasi. Strategi ini bertujuan mengintegrasikan proses bisnis dengan pengelolaan dokumen dan arsip untuk memenuhi kebutuhan organisasi serta mengelola risiko terkait dokumen, berupa kegiatan dan kebijakan.
Untuk implementasi yang efektif, organisasi perlu memiliki:
- Tujuan Manajemen Dokumen dan Arsip: Menetapkan visi dan arah pengelolaan dokumen.
- Kerangka Manajemen Dokumen dan Arsip: Struktur sistematis untuk pengelolaan dokumen.
- Penataan Informasi Arsip: Desain sistem untuk memudahkan akses dan pengelolaan informasi.
- Kebijakan dan Prosedur: Aturan jelas untuk pengelolaan dokumen dan arsip secara konsisten.
Tujuan Manajemen Dokumen dan Arsip
Setiap unit kerja di Undip menghasilkan dokumen sebagai bukti transaksi atau aktivitas kerja. Jika dokumen dan arsip tidak dikelola dengan baik, organisasi akan kesulitan menemukan informasi yang dibutuhkan, sehingga mengganggu akuntabilitas dan kinerja. Oleh karena itu, tujuan manajemen dokumen dan arsip harus jelas dan dipahami oleh semua pihak, terutama arsiparis atau pengelola arsip. Dalam konteks perguruan tinggi yang menjalankan Tri Dharma (Pendidikan, Penelitian, dan Pengabdian kepada Masyarakat), manajemen dokumen dan arsip harus mendukung fungsi utama tersebut, serta fungsi pendukung lainnya seperti keuangan, sumber daya manusia, dan logistik dan lain sebagainya. Arsiparis berperan penting dalam memastikan kelancaran operasional dan akuntabilitas organisasi dengan pengelolaan arsip yang baik.
Kerangka Manajemen Dokumen dan Arsip
Manajemen dokumen dan arsip memerlukan kerangka jangka panjang yang selaras dengan kebutuhan proses bisnis dan profil risiko organisasi. Berikut empat elemen penting dalam kerangka ini:
- Penetapan prinsip atau nilai dasar pengelolaan dokumen dan arsip.
- Menghitung jumlah arsip saat ini dan prediksi kebutuhan masa depan.
- Memberikan kemampuan kepada unit kerja untuk mengidentifikasi, menilai, dan memprioritaskan risiko.
- Menentukan prioritas dalam perencanaan program.
Perencanaan ini harus didukung oleh pimpinan organisasi. Program manajemen dokumen dan arsip harus tersusun secara sistematis sebagai pedoman pengelolaan, dengan langkah-langkah berikut:
- Meningkatkan akuntabilitas organisasi melalui pengelolaan dokumen dan arsip.
- Mengedukasi pentingnya arsip bagi proses bisnis.
- Mengidentifikasi sumber informasi utama dan hubungan antar-sumber.
- Mengetahui peraturan dan undang-undang yang relevan.
- Menetapkan standar dan pedoman kearsipan untuk memudahkan pelaksanaan.
Penataan Informasi Arsip
Penataan informasi arsip berkaitan erat dengan inti bisnis organisasi. Penataan informasi arsip mencakup cara arsip diciptakan, siapa pemiliknya, bagaimana penggunaannya, deskripsi, dan penataannya. Penataan informasi arsip bermanfaat tidak hanya untuk manajemen dokumen dan arsip, tetapi juga untuk semua pihak di organisasi yang membutuhkan akses ke informasi.
Komponen penting arsitektur informasi arsip meliputi:
- Mengidentifikasi proses bisnis organisasi.
- Menentukan sistem atau aplikasi yang menyimpan informasi dan arsip.
- Menjelaskan alur perpindahan informasi antar-sistem.
- Mendesain dan mengelola label, petunjuk, dan indeks sistem informasi.
- Menetapkan standar metadata dan terminologi untuk seluruh unit organisasi.
- Mendorong fleksibilitas, standar penyebaran informasi, dan penggunaan ulang arsip.
Metadata membantu menganalisis dan mengklasifikasikan arsip berdasarkan struktur, konteks, dan isi. Penataan informasi arsip harus didukung oleh manajemen puncak agar selaras dengan kebijakan dan rencana strategis organisasi.
Kebijakan dan Prosedur
Kebijakan dan prosedur manajemen dokumen dan arsip harus:
- Mendapat persetujuan dan dukungan dari pimpinan.
- Selaras dengan strategi manajemen arsip dan informasi organisasi.
- Menunjuk penanggung jawab di setiap unit, termasuk spesialis manajemen arsip.
- Ditinjau ulang, diperbarui, dan dievaluasi secara berkala.
- Mengedukasi arsiparis/pengelola arsip tentang cara menangani arsip antar-unit secara efektif dan efisien.
Setiap pegawai bertanggung jawab atas arsip yang dibuat atau diterima selama bekerja.
Organisasi Kearsipan
Universitas Diponegoro menerapkan struktur pengelolaan arsip berdasarkan praktik terbaik dengan beberapa tingkatan unit, yaitu:
- Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (Unit Kearsipan I): Kantor Kearsipan Universitas Diponegoro.
- Unit Kearsipan (Unit Kearsipan II): Unit pengelola arsip di Fakultas, Sekolah, Lembaga, Badan, Direktorat dan Unit Kerja.
- Unit Pencipta / Pengolah : Sub Bagian di Unit Kerja.
Proses Bisnis dan Manajemen Arsip
Manajemen arsip tidak boleh dibuat tanpa memahami proses bisnis organisasi. Pengelolaan arsip dimulai saat arsip diciptakan atau diterima dari pihak luar. Dengan begitu, kita dapat memahami bagaimana proses bisnis berjalan dan dokumen apa yang dihasilkan.
Manajemen Dokumen dan Arsip sebagai Bagian dari Alur Kerja
Organisasi perlu memahami proses bisnis dan peran manajemen dokumen serta arsip. Berikut poin-poin penting:
- Data dan informasi bernilai penting yang terkandung dalam dokumen dan arsip dapat menimbulkan risiko jika tidak dikelola dengan baik.
- Menyusun kebijakan yang menetapkan standar dan pedoman kearsipan.
- Menyiapkan program pendukung untuk manajemen dokumen dan arsip.
- Memberikan sosialisasi dan pelatihan kepada pegawai tentang pengelolaan dokumen dan administrasi arsip.
- Mengawasi pelaksanaan pengelolaan arsip.
Undip juga sebaiknya menggunakan sistem kearsipan yang efektif untuk menciptakan, menjaga, dan mengelola arsip elektronik.