Apa Itu Arsip?
Sebagaimana dijelaskan dalam Undang-Undang No. 43 Tahun 2009, Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012, dan Peraturan Rektor Universitas Diponegoro No. 7 Tahun 2023, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media. Saat ini arsip tidak lagi hanya dipandang sebagai tumpukan kertas usang, kusam, dan berdebu yang tersimpan dalam lemari atau kotak kayu layaknya harta karun. Namun, kami setuju bahwa arsip adalah “harta karun” karena nilai informasi dan peristiwa yang terekam di dalamnya bisa sangat berharga serta sangat dibutuhkan sebagai bahan pertimbangan pimpinan organisasi dalam mengambil kebijakan.
Arsip tidak terbatas pada dokumen kertas. Berikut adalah beberapa contoh arsip dalam berbagai bentuk:
- Surat elektronik (email) dan faks
- Tabel akuntansi dan database
- Peta dan rencana induk (master plan)
- Sampel data penelitian dan objek
- Informasi pada sistem bisnis
- Surat, memo, dan peraturan kebijakan
- Foto, konten media sosial, dan berita digital
Mengapa Arsip Penting?
Arsip merupakan alat penting yang mendukung kelancaran operasional organisasi dan efisiensi administrasi. Berikut adalah manfaat utama yang diberikan oleh arsip:
- Informasi untuk Perencanaan dan Pengambilan Keputusan: Arsip menyediakan data yang relevan dan akurat untuk mendukung proses perencanaan dan pengambilan keputusan strategis.
- Bukti Akuntabilitas: Arsip mencatat transaksi atau kegiatan sebagai bukti resmi yang memperkuat akuntabilitas organisasi.
- Dokumentasi Aktivitas Perguruan Tinggi: Arsip perguruan tinggi mendokumentasikan berbagai aktivitas pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat dan kegiatan administrasi pengelolaan organisasi seperti kepegawaian, keuangan, Aset, kerumahtanggan dan lain sebagainnya. Arsip juga mencatat alasan di balik kegiatan tersebut serta pihak yang terlibat, seperti mahasiswa, dosen, pegawai, dan peneliti.
Arsip berfungsi sebagai bukti proses komunikasi, pengambilan keputusan, dan pelaksanaan kegiatan. Dalam jangka panjang, arsip tertentu menjadi memori institusi yang menyimpan informasi berharga, baik untuk kebutuhan internal universitas maupun pihak eksternal.
Tanggung Jawab Pengelolaan Arsip ?
Setiap pegawai di Universitas Diponegoro (Undip) memiliki tanggung jawab untuk mengelola arsip, bukan hanya tugas seorang arsiparis. Meskipun beberapa pegawai mungkin memiliki keahlian khusus dalam pengelolaan arsip, semua staf wajib mengelola arsip yang dihasilkan dari pekerjaan mereka. Manajemen kearsipan Undip adalah serangkaian standar dan prosedur sistematis yang mendukung efisiensi organisasi, mencakup proses penciptaan, pengumpulan, deskripsi, penyimpanan, hingga pemusnahan atau pemindahan arsip.
Setiap pegawai, kelompok kerja, dan unit di Undip bertanggung jawab untuk:
- Memahami dan mematuhi kebijakan serta peraturan universitas terkait pengelolaan dokumen dan arsip.
- Menciptakan dokumen dan arsip sebagai bagian dari tugas pekerjaan.
- Menyimpan dokumen dan arsip menggunakan sistem resmi universitas (seperti platform penyimpanan resmi Undip).
- Memastikan keaslian dan keautentikan arsip elektronik secara konsisten.
- Menjaga kondisi fisik dokumen dan arsip agar terhindar dari kerusakan, kebocoran informasi, atau kehilangan.
- Memusnahkan dokumen dan arsip hanya dengan persetujuan pimpinan dan sesuai prosedur resmi.
- Menjaga keamanan dan mencegah akses tidak sah terhadap dokumen dan arsip.
Dengan komitmen bersama, pengelolaan arsip di Undip akan mendukung kinerja organisasi yang efektif dan efisien.
Mengapa Arsip Perlu Disimpan ?
Arsip harus disimpan karena mendukung pengambilan keputusan di Undip dengan menyediakan bukti peristiwa dan tanggung jawab terkait. Berikut informasi penting yang perlu diabadikan dalam arsip:
- Detail Kegiatan: Apa yang terjadi, kapan, dan siapa yang terlibat.
- Keputusan: Keputusan yang ditetapkan atau direkomendasikan, serta pihak yang mengusulkan atau memutuskan.
- Instruksi: Saran atau arahan yang diberikan.
- Perintah: Instruksi resmi terkait pekerjaan, peristiwa, atau keputusan.
Gunakan daftar periksa berikut untuk menentukan apakah arsip perlu disimpan:
- Apakah saya membuat, mengirim, atau menggunakan berkas ini dalam pekerjaan?
- Apakah berkas ini diperlukan untuk bertindak atau membuat keputusan?
- Apakah informasi ini akan dibutuhkan di masa depan?
Jika jawaban Anda “ya” untuk salah satu pertanyaan di atas, arsip tersebut wajib disimpan.
Dimana Harus Menyimpan Arsip ?
Simpan arsip pada tempat resmi yang telah ditentukan oleh Undip. Hindari menyimpan informasi penting organisasi di media pribadi seperti folder email, harddisk, laptop, USB, atau perangkat penyimpanan portabel, karena berisiko hilang, rusak (terkena virus), atau dicuri.
Undip telah menetapkan Skema Klasifikasi Arsip untuk mengatur penyimpanan arsip berdasarkan kategorinya. Jika belum memahami Klasifikasi Arsip Undip, hubungi Kantor Kearsipan Undip untuk panduan. Selain itu memeriksa klasifikasi dan jadwal retensi arsip dapat dilakukan melalui platform resmi Undip.
Apakah arsip boleh Dimusnahkan ?
Tidak semua arsip perlu disimpan secara permanen. Penyusutan arsip yang didalamnya mengatur pemindahan, penyerahan dan pemusnahan arsip diatur di dalam Surat Keputusan Rektor Nomor 361/UN7.A/HK/X/2024 tentang Pedoman Penyusutan Arsip Universitas Diponegoro. Jika arsip unit kerja sudah disimpan dalam sistem informasi kearsipan maka sistem akan mengelola arsip sesuai jadwal retensi yang berlaku.
Pemusnahan arsip harus dilakukan secara akuntabel, dapat dipertanggungjawabkan secara hukum, dan transparan kepada publik. Untuk informasi lebih lanjut tentang prosedur pemusnahan arsip, silakan lihat panduan resmi Undip mengenai penyusutan arsip.
Pendukung Manajemen Arsip di Universitas Diponegoro
Manajemen kearsipan yang efektif memerlukan berbagai sumber daya pendukung, diantaranya, sumberdaya manusia bidang kearsipan, gedung dan peralatan. Selain ditu diperlukan pula peraturan sebagai landasan hukum yang dapat dijadikan pedoman pengelolaan arsip. Pendukung diperlukan untuk memastikan arsip dikelola dengan baik untuk mendukung kegiatan operasional organisasi.
Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) berperan penting dalam pengelolaan kearsipan di tingkat nasional. Kegiatan kearsipan di Indonesia diatur oleh Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 sebagai pelaksanaan undang-undang tersebut. Regulasi ini memperkuat pengelolaan arsip secara nasional. Selain itu, Peraturan Kepala ANRI memberikan panduan rinci tentang tata cara pengelolaan arsip di semua unit kearsipan.
Peraturan dan pedoman penyelenggaraan kearsipan di Undip telah diterapkan untuk memastikan penyelanggaraan kearsipan berjalan dengan efisien. Untuk informasi lebih lanjut tentang pedoman penyelanggaran kearsipan Undip, silakan hubungi Kantor Kearsipan Undip. Dokumen Undang-Undang dan Peraturan telah tersedia untuk mendukung pelaksanaan kearsipan di unit kerja di lingkungan Undip.