Kantor Kearsipan Universitas Diponegoro, sebagai Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi, mengembangkan instrumen penilaian manajemen arsip. Tujuannya adalah meningkatkan tata kelola universitas melalui pengelolaan dokumen dan arsip yang lebih baik.
Pengawasan ini bertujuan menilai kinerja pengelolaan dokumen dan arsip di setiap unit kerja Undip dengan skala pengukuran yang jelas. Keberhasilan pengelolaan arsip bukan hanya tanggung jawab Kantor Kearsipan, arsiparis atau petugas pengelola arsip, tetapi juga seluruh pegawai, unit kerja, dan pimpinan untuk peduli terhadap dokumen dan arsip yang mereka kelola.
Instrumen Pengawasan Internal Kearsipan:
- Zero Pile-Up Archives: Memastikan tidak ada penumpukan arsip di ruang kerja.
- Filling System: Menilai sistem pengarsipan unit kerja.
- Penyelenggaraan Kearsipan: Mengevaluasi kepatuhan terhadap Peraturan Rektor Universitas Diponegoro Nomor 7 Tahun 2023 tentang Penyelenggaraan Kearsipan beserta pedoman tentang kearsipan yang telah ditetapkan oleh Rektor.
Proses Penilaian:
- Zero Pile-Up Archives dan Filling System: Tim Pengawasan Internal Kearsipan melakukan observasi langsung ke unit kerja, lalu mengisi formulir penilaian secara objektif dan profesional dengan skala 1–5.
- Penyelenggaraan Kearsipan: Penilaian dilakukan dengan mengambil sampel arsip di unit kerja, memeriksa kepatuhan terhadap Peraturan Rektor Universitas Diponegoro Nomor 7 Tahun 2023 tentang Penyelenggaraan Kearsipan, dengan skala penilaian 1–100.
Formulir Penilaian (2019):
- Survei Arsip Universitas (Zero Pile-Up Archives & Filling System)
- Asesmen Kepatuhan Peraturan Rektor Universitas Diponegoro Nomor 7 Tahun 2023 tentang Penyelenggaraan Kearsipan beserta pedoman tentang kearsipan yang telah ditetapkan oleh Rektor.
Instrumen penilaian disesuaikan berdasarkan rekomendasi akreditasi dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) untuk meningkatkan efektivitas pengawasan.